Secretariado Ejecutivo

La carrera de Secretariado en el Colegio Universitario de Cartago (CUC), se ha impartiendo desde la década de los 90, en donde se han formado estudiantes con las habilidades y destrezas propias de las labores de oficina que les han permitido desenvolverse en diversas áreas productivas.  Desde entonces ésta ha tenido dos nombres, el primero, “Carrera de Diplomado en Técnicas Secretariales con Énfasis en Administración de Oficinas e Inglés”, autorizada por el Consejo Superior de Educación (CSE) en sesión 4394 del 14 de junio de 1994. Su apertura se lleva a cabo mediante sesión No.1352, artículo 8, del Consejo Directivo del 20 de setiembre de 1994; y se impartía en modalidad semestral.  El CSE a través del oficio CSE 05-96 del 04 de enero de 1996 autoriza que se imparta la carrera en la modalidad de estudios cuatrimestrales.

En respuesta al oficio CA-03-98 del 22 de junio de 1998 se somete a consideración de las autoridades la actualización de la carrera, en donde aparece el segundo nombre con el que se impartió la misma, siendo éste el de “Diplomado en Secretariado Administrativo Bilingüe” (SAB).  La propuesta es aprobada por el CSE en la sesión 51-99 del 22 de julio de 1999.

Ante los avances tecnológicos y los cambios en la administración de las oficinas modernas se propuso actualizar el plan de estudios de la Carrera de Secretariado Administrativo Bilingüe, en concordancia con las necesidades que a lo largo de su puesta en práctica se detectaron.  (Propuesta de Carrera nueva Diplomado en Secretariado Ejecutivo, 2012, pp. 5-7).

En primera instancia se propone el cambio de nombre de la carrera por el administrativo en su quehacer, por lo que se consideró más propicio, el destacar en de “Carrera de Secretariado Ejecutivo”, con fundamento en que la realidad de formación con la que se construyó el plan de estudios refleja que el inglés obtenido por el estudiantado es de un nivel suficiente y no conlleva a una totalidad bilingüe.  Además, la actividad secretarial de por sí ejerce los elementos del proceso el título de la Carrera la ejecutividad que se impulsa en la formación en las aulas que conducen a las actividades propias que se desarrollan en las oficinas.

          Para las actualizaciones propuestas se consideró, además, lo siguiente:

1. En el estudio “Necesidades de capacitación, perfeccionamiento y formación del recurso humano de la región de influencia del CUC”; elaborado por la O.P.I. en 2009, se determinan requerimientos de formación y capacitación en el área secretarial.

2. En el año 2009, la carrera realiza un estudio de mercado para determinar el grado de satisfacción del estudiante hacia la carrera de secretariado en donde se refleja que la población se siente satisfecha con la formación sin embargo hace hincapié en que la enseñanza del inglés no es la óptima para aseverar que la Carrera es bilingüe.

3. En el año 2009 el Instituto de Estudios Sociales en Población (IDESPO) de la Universidad Nacional lleva a cabo un estudio denominado “Empleo, actualización, formación técnica y especializadas emergentes”, en donde se indican los cursos de formación y ocupaciones que requerirán las organizaciones en los próximos años.

4. En estudio estadístico de matrícula emitido por el departamento de Registro, se logra identificar que la carrera de Secretariado Administrativo Bilingüe muestra crecimiento en las matrículas desde los años 2000 al 2011; como se puede observar en el Cuadro N°1, incluido más adelante.

5. Es importante destacar que en 1998 la carrera de Secretariado Administrativo Bilingüe establece un Convenio con el Colegio Vocacional de Artes y Oficios (COVAO), mediante el que los egresados graduados en esa institución pueden continuar sus estudios en el CUC.

6. De la misma forma en el oficio ESP-AC-594 emitido por la Universidad Nacional se hace mención del acuerdo tomado en sesión ordinaria N°05-2009 de mantener el Convenio de Articulación con la carrera lo que les permite a los diplomados graduados en el CUC ingresar a la UNA por Reconocimiento del Diplomado y continuar con los estudios de bachillerato y licenciatura de esta Carrera en esa Universidad, suscrito en 1998 y renovado por segunda vez en el 2011.

7. En el II Cuatrimestre del año 2011, el Consejo de carrera acuerda en la sesión 05-2011, elevar la propuesta de carrera nueva al Consejo Directivo con el nombre de Secretariado Ejecutivo.

Actualmente, la Dirección de Secretariado Ejecutivo, lleva a cabo el proceso de estudio y conformación de un nuevo Plan de Estudios, con el objetivo de mejorar el vigente y así, convertir el Diplomado que ofrece el CUC en uno altamente competitivo y de calidad.  (Propuesta de Carrera nueva Diplomado en Secretariado Ejecutivo, 2012, pp. 5-7)

El Diplomado en Secretariado Ejecutivo ha tomado en cuenta la perspectiva externa, el modelo de desarrollo que experimenta el país hace que la formación de recurso humano esté reorientada hacia una preparación integral que le permita adaptarse a los avances en los campos científico-tecnológicos, socio-políticos y económicos, así como en la comunicación intercultural. Las entidades que operan en los distintos sectores de la economía, están en constante crecimiento, lo que demanda profesionales capacitados para ocupar posiciones desde las bases hasta las ejecutivas de los mayores niveles de mando que cumplan con labores complementarias en la toma de decisiones y en la organización de despachos, oficinas, servicios comerciales, en la industria, la agricultura, en la atención privada de vendedores, gerentes y ejecutivos en todas las disciplinas.  Asimismo, no es solo imprescindible el dominio del quehacer profesional, sino de programas computacionales, de inglés y de valores en el plano profesional y personal. Estos requerimientos son palpables en los diversos medios informativos, en los resultados emanados de los grupos focales con participación de estudiantes, egresados, empresarios y docentes; llevados a cabo por la carrera y refrendados con informes de la Oficina de Planificación, ya citados anteriormente, en donde estos conocimientos son requisito indispensable para el desenvolvimiento profesional.

Por lo que el personal que se forma es un profesional crítico ante los acontecimientos y fenómenos sociales, y asume su posición como miembro de esta sociedad pluralista, conoce su realidad, con el propósito de contribuir en la transformación que ésta demanda. Asimismo, es capaz de analizar en forma racional los problemas que se le presentan en el ámbito laboral y está en capacidad de proporcionar soluciones adecuadas.

Fuente: Plan de Estudios de la Carrera de SE, 2018.

“Promover la formación de un profesional con conocimientos, habilidades y destrezas en el área secretarial, capaz de operar equipo tecnológico, eléctrico, manual y electrónico, ejecutando las labores de forma proactiva durante los procesos que se desarrollan en las empresas, aplicando la toma de decisiones en el ámbito secretarial”. (Plan de Estudios de la Carrera de SE, p.17, 2023)

La población está conformada en su mayoría por mujeres (madres jefes de familia, trabajadoras, casadas o solteras, con hijos) y varones en menor grado.

La comunidad estudiantil proviene principalmente de dos grupos; el de Educación Diversificada y los provenientes de Colegios Técnicos. Un número significativo de estudiantes al ingresar a la Carrera ya trabaja, por lo que su tiempo lo combina con la responsabilidad de trabajar, atender su familia (como jefes de hogar) y los estudios.

Fuente: Plan de Estudios de la Carrera de SE, 2018

Perfil del Egresado

La carrera de Secretariado Ejecutivo ha concebido un perfil de salida para el estudiantado acorde con el entorno, las necesidades y requerimientos laborales e individuales que expresan los estudios que la Institución ha realizado desde el 2018 al 2022.

El graduado o egresado de Diplomado en Secretariado Ejecutivo tendrá los siguientes saberes:

En relación con el Saber Conceptual:

• Dominio del idioma inglés, lo suficientemente aceptable para desenvolverse en el ámbito laboral aun nivel intermedio.
• Conoce de los paquetes de computación (Word, hoja electrónica Excel: fórmulas funciones, elaboración de encuestas, plataformas de reuniones en línea, trabajo colaborativo en la nube, software para elaboración de presentaciones, encuestas y diseño web).
• Conoce en organización de viajes, reuniones, congresos y otros aplicando las normas protocolarias nacionales e internacionales.
• Manejo de reglas gramaticales, para aplicarlas en documentos como informes, actas, cartas y otros.
• Formación técnica secretarial, administración, comunicación, informática. (Actualizarse conforme al entorno laboral y empresarial).
• Manejo de temas como: atención al cliente, ética profesional, salud ocupacional, presentación personal, bases de datos y gestión de páginas web.
• Manejo de idioma español, ortografía, caligrafía y escritura abreviada como herramienta del idioma español para la toma de dictado.
• Conocimiento en idiomas, informática, redacción, ortografía y en la administración de documentos.

En relación con el Saber Procedimental:

• Manipulación de la información y equipo tecnológico.
• Habilidad para redactar cartas, correos electrónicos y reportes en inglés.
• Manejo de tecnologías de la Información y Comunicación.
• Realiza trabajos bajo la presión en función de cumplir plazos determinados.
• Disponibilidad para actualizarse en los programas de cómputo, así como de las nuevas herramientas tecnológicas.
• Resuelve problemas de rutina y especiales, en el entorno del Secretariado.
• Desarrolla apropiadamente las características de comunicación oral y escrita, existentes en el medio secretarial.
• Elabora y redacta informes, documentos comerciales en la oficina moderna.
• Soluciona situaciones no previstas en su formación profesional y ámbito laboral.
• Analiza los avances científico-tecnológicos, los cambios sociopolíticos y económicos, para la mejora continua.

En relación con el Saber Actitudinal:

• Manejo de emociones en el desarrollo de su formación profesional y posteriormente en el ambiente laboral.
• Muestra disposición para capacitarse conforme al entorno laboral y empresarial.
• Demuestra responsabilidad en las labores que le asignan en la empresa.
• Asume con compromiso y ética profesional su trabajo diario.
• Muestra orden en la elaboración y manejo de documentación comercial.
• Demuestra iniciativa y compromiso para alcanzar las metas.
• Demuestra capacidad para trabajar bajo presión y cumplir con las asignaciones y tareas propias de la profesión en el tiempo establecido.
• Evidencia un excelente servicio al cliente (presencial y por teléfono).
• Demuestra capacidad para organizar y administrar una oficina a nivel gerencial.
• Muestra apoyo a la gestión de gerencias, jefaturas de departamento, de áreas o de divisiones al interior de empresas e instituciones privadas, tanto nacionales como extranjeras.
• Promueve un ambiente laboral positivo y trabajo en equipo.
• Actúa con respeto ante la jerarquía organizacional y compañeros.
• Demuestra actitudes de apertura hacia los nuevos conceptos y conocimientos relacionados con su campo profesional.
• Muestra una disposición por actualizarse y seguir aprendiendo acorde a las exigencias de su área profesional.
• Actúa con prudencia en temas que se desarrollan en la empresa.
• Mantiene una clara conciencia de su presentación personal y sus labores profesionales.
• Mantiene una actitud positiva frente a los retos de la vida, saber ser, reconocerse como un profesional capaz de ejecutar sus labores con propiedad.
• Muestra interés en organizar trabajos grupales, mesas redondas, debates, entre otros que se requieran en las organizaciones.
• Actúa con respeto y compañerismo en las diferentes actividades que se organizan en función de su desarrollo profesional y laboral.

Fuente: Plan de Estudios de la Carrera de SE, 2023

Competencias Blandas:

En la carrera de Secretariado Ejecutivo, mediante la metodología y contenidos de cada curso, se estimula que el estudiantado desarrolle y fortalezca sus habilidades blandas, a través de asignaciones, actividades y temas transversales. Algunas de estas son:

• Apertura al uso TIC´S, calidad en el servicio, conciencia social, desempeño bajo presión, empatía, equidad e inclusión, formación humanística, habilidad de redacción, habilidades comunicación, habilidades en la gestión, lealtad, orden, organización, pensamiento intuitivo, planificación, puntualidad, respeto, responsabilidad, sentido ético, trabajo en equipo, toma decisiones y vocabulario sólido y claro.